O que mandar para o contador todo mês: checklist, formato e prazo

O que mandar para o contador todo mês, em uma tabela

São oito itens, e nenhum deles é surpresa. O que costuma faltar não é o documento principal — é o formato certo e a data fixa. A tabela abaixo é o mês inteiro:

Documento	Formato que evita retrabalho	Quando enviar
Extrato de todas as contas — corrente, conta de pagamento, carteira digital, poupança da empresa	OFX quando o banco oferecer; PDF baixado do banco quando não oferecer	até o 5º dia útil
Notas fiscais emitidas	XML (o PDF ou o DANFE não substitui)	até o 5º dia útil
Notas fiscais recebidas — compras e serviços que você contratou	XML sempre que existir	até o 5º dia útil
Comprovantes de pagamento — Pix, boleto, transferência, tributos	PDF gerado pelo banco, não foto da tela	até o 5º dia útil
Movimentação de pessoal — admissão, desligamento, férias, afastamento, hora extra	documento do processo, mais uma lista simples do mês	nos primeiros dias, antes do fechamento da folha
Relatório de vendas por meio de recebimento — maquininha, marketplace, gateway	planilha ou CSV exportado da plataforma	até o 5º dia útil
Contratos novos — empréstimo, parcelamento, consórcio, aluguel, leasing	PDF do contrato assinado	no mês em que acontecer
Guias pagas — DAS, INSS, FGTS, tributos municipais	comprovante de pagamento em PDF	depois do pagamento

Por que o 5º dia útil, e não o dia 15? Porque a data do escritório é derivada de um prazo que não se move. No Simples Nacional, o DAS vence e a declaração mensal do PGDAS-D deve ser transmitida até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração — e, quando não há expediente bancário no dia 20, o pagamento vai para o dia útil imediatamente posterior. Material que chega no dia 15 obriga o escritório a apurar, conferir e transmitir em três dias úteis, para todos os clientes ao mesmo tempo. Chegar no dia 5 não é gentileza: é o que evita apuração feita às pressas.

Por que o formato importa mais do que o conteúdo (PDF, XML e OFX)

Um mesmo dado vale coisas diferentes conforme o arquivo em que ele chega. Esta é a tabela que mais economiza discussão entre empresa e escritório:

Formato	O que é	O que o escritório consegue fazer
XML	o arquivo original da nota, com cada informação em seu campo	importar direto, sem digitar e sem interpretar
OFX	formato aberto de extrato, com data, valor e sinal separados em campos	importar os lançamentos sem reconstruir tabela
PDF gerado pelo banco ou pelo sistema	documento com camada de texto	ler, mas ainda precisa reconstruir a tabela e conferir o sinal
PDF digitalizado ou foto	imagem de um papel ou de uma tela	digitar, conferir e torcer para a foto estar legível
Print de tela	recorte sem cabeçalho, sem identificação da conta e sem página seguinte	pedir de novo

A regra prática: mande sempre o arquivo original, não a impressão dele. O DANFE é a representação impressa da nota; a nota é o XML — se você tem dúvida sobre qual dos dois arquivos guardar, a diferença entre XML e DANFE resolve isso em dois minutos. Para o extrato, o OFX é o equivalente: um formato aberto que o próprio banco disponibiliza para download e que, depois de baixado, é seu — veja onde encontrar o OFX em cada banco.

Os quatro documentos que quase todo mundo esquece

Os esquecidos não são obscuros. São os que não estão na conta principal, e por isso não aparecem quando alguém pensa "vou mandar o extrato".

1. O extrato das contas secundárias. Conta de pagamento aberta para receber de um marketplace, carteira digital usada para pagar fornecedor pequeno, conta antiga que ficou com saldo. Cada uma é uma parte do caixa que ninguém está lendo.
2. O relatório da maquininha, com bruto e taxa. Na conta cai o líquido. A receita bruta e o custo da taxa só existem no relatório da adquirente — sem ele, a empresa aparece faturando menos e gastando menos do que realmente faturou e gastou.
3. As notas dos serviços que você contratou. Todo mundo lembra de mandar o que emitiu. Aluguel, software, frete, manutenção, agência, contabilidade: são despesas com documento fiscal que ficam de fora quando ninguém procura por elas.
4. Os pagamentos feitos pela conta pessoal do sócio. Acontece na maioria das empresas pequenas, e o escritório não tem como adivinhar. Se não der para separar as contas agora, ao menos registre esses pagamentos em uma lista à parte, com o comprovante anexado.

Um quinto, que não cabe em lista mensal mas derruba fechamento: contrato novo de empréstimo ou parcelamento. No extrato, ele aparece como uma entrada grande e depois como parcelas — e sem o contrato ninguém sabe qual parte é principal e qual é juro.

O que acontece quando o material chega atrasado

Duas coisas, e a primeira tem valor definido em norma. Desde 1º de janeiro de 2026, a multa por atraso na transmissão do PGDAS-D passou a incidir a partir do dia seguinte ao término do prazo original — antes, ela só começava a contar em abril do ano seguinte. A multa é de 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, com mínimo de R$ 50,00 por mês de referência. A base é a Lei Complementar nº 214/2025 e a Resolução CGSN nº 183/2025.

A DEFIS, declaração anual, vence em 31 de março do ano-calendário seguinte, e o atraso custa 2% sobre os tributos informados, com mínimo de R$ 200,00, ou R$ 100,00 por grupo de dez informações incorretas ou omitidas.

A segunda consequência não tem multa e costuma custar mais: o mês fecha sem número confiável. Quando o material chega no dia 18, o escritório apura com o que tem. O que faltou não some — vira ajuste no mês seguinte, e o comparativo entre os dois meses deixa de significar qualquer coisa. Três meses assim e a empresa perde a capacidade de saber se está melhorando ou piorando, que é o único motivo de fazer contabilidade além da obrigação.

Vale lembrar do outro lado do prazo: o dever de guarda. O Portal do Empreendedor é explícito ao dizer que as notas fiscais de compras e vendas devem ser arquivadas pelo prazo de 5 anos, a contar da data de emissão, e que o Relatório de Receitas Brutas Mensais deve ser mantido pelo mesmo período para fins de fiscalização. Mandar para o contador não substitui guardar.

Como o contador prefere receber, e por quê

Nenhuma dessas preferências é frescura. Cada uma corresponde a um retrabalho que o escritório faz quando ela não é atendida.

• Um envio por mês, não trinta. Documento que chega solto ao longo do mês se perde entre conversas. Uma pasta, uma data, um envio.
• Arquivo original, não foto. Foto de comprovante corta o cabeçalho, some com o identificador da transação e às vezes vem torta o bastante para não ser lida.
• Nome de arquivo previsível. Data, tipo e valor no nome resolvem metade das perguntas antes que elas sejam feitas.
• Canal que deixa rastro. Mensagem de aplicativo é ótima para combinar e péssima para arquivar: o histórico some, o arquivo expira e ninguém consegue provar o que foi enviado.
• O extrato completo, não o trecho. Sem o saldo inicial e o final, não há como conferir se algum lançamento ficou pelo caminho.

Do lado do escritório, esse mesmo material chega hoje em oito formatos diferentes de dezenas de clientes, e a maior parte do trabalho é converter, conferir e digitar — é exatamente aí que a rotina do escritório contábil pode ser automatizada sem trocar de sistema.

Uma data fixa vale mais do que um documento a mais

A diferença entre a empresa que fecha o mês e a que não fecha raramente está na quantidade de documentos. Está na repetição: mesma data, mesma pasta, mesma ordem.

Combine com o escritório uma data única de envio, coloque no calendário como compromisso recorrente e trate como reunião — não como tarefa que cabe onde sobrar. Depois de dois ou três meses no mesmo ritmo, o fechamento do mês deixa de ser evento e vira rotina. A conferência da nota e a amarração do caixa passam a acontecer com o mês ainda fresco, quando alguém ainda lembra do que foi cada pagamento — e essa memória, na empresa pequena, é metade do dado.

Versão imprimível: o checklist em uma folha

Esta seção foi escrita para caber em uma página. Imprima com Ctrl+P, cole ao lado do computador e marque conforme envia:

• Extrato de todas as contas do mês, em OFX ou PDF do banco
• XML de todas as notas emitidas
• XML de todas as notas recebidas, inclusive de serviço
• Comprovantes de pagamento em PDF, inclusive dos tributos
• Movimentação de pessoal do mês
• Relatório da maquininha, do marketplace ou do gateway, com bruto e taxa
• Contratos novos assinados no mês
• Extratos de contas secundárias e carteiras digitais
• Lista dos pagamentos feitos pela conta pessoal, com comprovante
• Data de envio combinada: ______ · Enviado em: ______